Als sektorenübergreifende Erstbefüllung der ePA (GOP 01648) gilt die erstmalige Übermittlung medizinischer Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in die ePA durch einen Vertragsarzt, einen Zahnarzt oder ein Krankenhaus.
Wann kann eine Erstbefüllung abgerechnet werden?
Ärzte und Psychotherapeuten können die Erstbefüllung der ePA grundsätzlich abrechnen, wenn im Rahmen der aktuellen Behandlung eines Patienten Dokumente in die ePA des Versicherten eingestellt werden und dort noch keine Dokumente von anderen Leistungserbringern vorzufinden sind.
Die ePA ist eine versichertengeführte Akte, was bedeutet, dass der Versicherte Dokumente verbergen oder gar löschen kann. Somit entscheidet alleinig der Patient, welche Dokumente für welchen Leistungserbringer, zu welchem Zeitpunkt sichtbar sind. In diesem Kontext kann die ePa-Erstbefüllung und in der Folge die Abrechnung der GOP 01648 durch einen anderen Leistungserbringer bereits erfolgt sein.
Eine Verordnung von eRezepten ist dabei ausdrücklich keine Erstbefüllung der elektronischen Patientenakte.
Eine Vergütung der ePA-Erstbefüllung kann nur in den Fällen erfolgen, in denen es sich rein faktisch um eine tatsächliche Erstbefüllung handelt.
Warum kann durch die KV Sachsen eine Erstbefüllung in eine Folgebefüllung korrigiert werden?
Auf Grundlage der zuvor genannten Einordnung der ePA als versichertengeführte Akte und der Erstbefüllungsvereinbarung erfolgt bei Abgabe der Quartalsabrechnung eine Abrechnungsprüfung durch die KV Sachsen. Wird im Rahmen dieser Prüfung festgestellt, dass die Erstbefüllungspauschale der ePA bereits zu einem früheren Zeitpunkt von einem anderen sächsischen vertragsärztlichen Leistungserbringer abgerechnet wurde, wird die GOP 01648 (Erstbefüllung der ePA) in die GOP 01647 (Zusatzpauschale ePA-Unterstützungsleistung) umgesetzt.
Kann es nach Honorarauszahlung zu Richtigstellungen kommen?
Im Rahmen von Abrechnungsprüfungen der Kostenträger kann es zudem innerhalb einer Frist von zwei Jahren nach Erlass des Honorarbescheides zu Honorarrückforderungen kommen. Die Kostenträger haben die Möglichkeit, entsprechende Richtigstellungsanträge zu stellen, wenn eine mehrfache Abrechnung der Erstbefüllung für einen Patienten vorliegt. Dabei gilt zu beachten, dass die Prüfung der Erstbefüllung seitens der Kostenträger sektorenübergreifend (bspw. Befüllung durch Krankenhäuser, vertragszahnärztliche Versorgung, o. a.) erfolgen kann.
Beispiel
02.07.2023 Vertragsarzt A: Behandlung eines Patienten mit anschließender Befundung und Erstbefüllung der ePA mit Befundbericht und Abrechnung der Erstbefüllungspauschale.
02.01.2024 Patient: verbirgt/löscht den Befundbericht aus der ePA, weil dieser vollständig genesen ist und nach dessen Auffassung der Befund vom 02.07.2023 keine weitere Behandlungsrelevanz hat.
03.07.2025 Vertragsarzt B: Behandlung des Patienten mit anschließender Befundung. Bei der Prüfung der ePA sind (aufgrund des Verbergens/der Löschung) keine Dokumente ersichtlich und es erfolgt nach Befüllung erneut die Abrechnung der Erstbefüllungspauschale für diesen Patienten.
Die Pauschale ist nur einmalig je Patient abrechenbar. In diesem Fall erfolgt eine Korrektur.
Hinweis: Da es sich bei der GOP 01648 um eine Pauschale handelt, welche nur einmalig je Patient abgerechnet werden kann, erstrecken sich die Prüfzeiträume über ein umfangreiches Zeitfenster.
– Fachbereich Leistungsabrechnung –