Neue Richtlinien der KBV zur elektronischen Patientenakte

Mit zwei neu veröffentlichten Richtlinien zur elektronischen Patientenakte (ePA) gehen die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) und das Bundesgesundheitsministerium (BMG) zum Start des bis Oktober 2025 freiwilligen bundesweiten Rollouts der ePA die drängendsten Probleme zur Befüllungspflicht bei Minderjährigen Patienten und zur (ePA-)Konformitätsbestätigung von Praxisverwaltungssystemen an.

Der ePA Rollout beginnt mit einer Testphase

Den nun veröffentlichten Richtlinien vorausgegangen war die Entscheidung die ePA stufenweise und zunächst auf freiwilliger Basis einzuführen. Zum 29. April 2025 beginnt der bundesweite Rollout durch die Hersteller der Praxisverwaltungssysteme. Ab diesem Zeitpunkt werden einige Praxen die ePA sofort nutzen können, in anderen Fällen muss das ePA-Modul durch den Hersteller noch installiert oder freigeschaltet werden. Die Nutzung der ePA durch die Leistungserbringer erfolgt zunächst auf freiwilliger Basis und soll dazu dienen in der Praxis Erfahrungen zu sammeln und die ePA in die Praxisabläufe zu integrieren.

Eine verpflichtende Nutzung und damit einhergehend die Befüllungspflicht der ePA soll dann ab dem 1. Oktober 2025 erfolgen.

Richtlinie – Regelung der Befüllungspflicht der ePA von unter 15-Jährigen

Mit der „Richtlinie (nach § 75 Abs. 7 Nr. 1 SGB V) zur Regelung der Übermittlung und Speicherung von Daten in die ePA bei Kindern und Jugendlichen“ wurden zusammengefasst folgende Regelungen festgelegt:

Ärzte und Psychotherapeuten müssen die ePA von Kindern und Jugendlichen unter 15 Jahren nicht befüllen, sofern dem erhebliche therapeutische Gründe entgegenstehen. Gleiches gilt, soweit gewichtige Anhaltspunkte für die Gefährdung des Wohles eines Kindes oder eines Jugendlichen vorliegen und die Befüllung der ePA den wirksamen Schutz in Frage stellen würde. Ärzte und Psychotherapeuten, die von diesem Recht Gebrauch machen, halten dies in ihrer eigenen Behandlungsdokumentation fest.

Richtlinie – Übergangsregelung Konformitätsbestätigung Praxisverwaltungssysteme zur Sicherstellung der Abrechnung ärztlicher Leistungen

Hersteller von Praxisverwaltungssystemen (PVS) sind gemäß den gesetzlichen Regelungen verpflichtet bis 15. Juni 2025 im Rahmen einer Konformitätsbestätigung (Stufe 2) der gematik nachzuweisen, dass die ePA innerhalb des PVS fehlerfrei funktioniert. Ohne diesen Nachweis wäre die Nutzung des PVS zur Abrechnung der ärztlichen Leistungen gegenüber den Kassenärztlichen Vereinigungen künftig nicht mehr statthaft. Mit der „Richtlinie (nach § 75 Abs. 7 SGB V) zur Anwendung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit in Anwendung des Abrechnungsausschlusses des § 372 Abs. 3 SGB V“ regelt die KBV, dass Praxen bis 31. Dezember 2025 ihr PVS für die Abrechnung weiterhin nutzen können, auch wenn ein Hersteller das Konformitätsbestätigungsverfahren noch nicht erfolgreich durchlaufen haben sollte. Diese Regelung ist notwendig, da zum derzeitigen Zeitpunkt nicht sicher ist, dass alle PVS-Hersteller das Konformitätsverfahren rechtzeitig abschließen können.

Sollte sich abzeichnen, dass einzelne PVS-Hersteller keine Konformitätsbestätigung anstreben bzw. diese nicht erreichen werden, muss als Voraussetzung für die über den 31. Dezember 2025 hinaus gegebene Möglichkeit zur Abrechnung der erbrachten Leistungen der Praxis ggfs. ein Wechsel des PVS vorgenommen werden. Bei Fragen zum aktuellen Stand der Konformitätsbestätigung ist der betreuende IT-Dienstleister bzw. das Systemhaus der erste Ansprechpartner.