Die elektronische Patientenakte (ePA) ist das zentrale Element der vernetzten Gesundheitsversorgung und der Telematikinfrastruktur. Sie soll die dezentral abgelegten Patientendaten von unterschiedlichen Akteuren des Gesundheitssystems – wie Praxen und Krankenhäuser – digital zusammenführen.
Damit sollen Patientinnen und Patienten künftig alle relevanten Informationen wie Befunde, Therapiemaßnahmen, Behandlungsberichte, die Medikationsliste und den Notfalldatensatz auf einen Blick vorliegen haben. Im Behandlungskontext können Ärzte, Therapeuten und Apotheker und weitere Leistungserbringer dann auf diese Daten zugreifen. Das Besorgen alter Arztbriefe und Befunde in Papierform soll somit künftig entfallen, Dokumente aus Untersuchungen anderer Fachkollegen im aktuellen Behandlungskontext liegen direkt vor. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: Die Behandlung der Patientinnen und Patienten.
Ab 15. Januar 2025 wird die elektronische Patientenakte als „ePA für Alle“ neu aufgelegt. Der Rollout beginnt mit einer Testphase von vier Wochen in ausgewählten Modellregionen. Zum Zeitpunkt der Feststellung der „erfolgreichen Erprobung“ durch das Bundesgesundheitsministerium soll eine verpflichtende bundesweite Nutzung der ePA für Leistungserbringer und für alle Patienten, die nicht widersprechen, erfolgen. Es ist geplant für alle Patienten automatisch eine ePA durch die Krankenkasse anzulegen, die dann im Behandlungsfall oder bei Verordnung eines eRezeptes nach und nach mit Inhalt gefüllt wird – außer der Patient oder die Patientin widerspricht explizit (Opt-Out Regelung).
Schon seit Januar 2021 können gesetzlich Versicherte eine elektronische Patientenakte bei ihrer Krankenkasse beantragen, wahrgenommen wurde dies allerdings nur von rund einem Prozent der gesetzlich Krankenversicherten.
Nachfolgend stellen wir Ihnen die zu Januar 2025 geplanten und im Gesetz beschriebenen Regelungen vor.
Voraussetzung für die „ePA für Alle“ – wie für alle kommenden Anwendungen – ist, dass die Praxis an die Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen ist.
Konnektor Produkttypversion 5 (PTV 5)
ePA-Modul im Praxisverwaltungssystem (neue Softwareversion 3.0 für die „ePA für Alle“ soll ab Januar 2025 bereitstehen, muss von den PVS Anbietern aber erst nach dem positiven Abschluss der Testphase in den Testregionen für alle Leistungserbringer bereitgestellt werden)
elektronischer Heilberufsausweis
Eine bundesweite Nutzungspflicht des ePA-Moduls Version 3.0 ist erst nach einem positiven Abschluss der Testphase und dem nachfolgenden bundesweiten Rollout des ePA-Moduls durch die Anbieter zu erwarten. Dies erfolge frühestens ab dem 15. Februar 2025, so das Bundesministerium für Gesundheit.
Daten, die Praxen einpflegen müssen, vorausgesetzt diese Daten stehen im aktuellen Behandlungskontext, wurden durch die jeweilige Praxis selbst in elektronischer Form erhoben und es liegt kein Widerspruch des Patienten vor:
Befundberichte aus invasiven oder chirurgischen sowie aus nichtinvasiven oder konservativen diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen
Befunddaten aus bildgebender Diagnostik
Daten zu Laborbefunden
elektronische Arztbriefe
Ergebnisse genetischer Untersuchungen oder Analysen (Achtung: Die Speicherung ist nur nach ausdrücklicher schriftlicher oder elektronischer Einwilligung des Patienten zulässig)
Zu einem späteren, derzeit noch nicht bekannten, Zeitpunkt sollen zudem weitere strukturierte und standardisierte Daten folgen:
elektronische Patientenkurzakte als MIO
Laborbefunde als MIO
Daten zu Hinweisen und zum Aufbewahrungsort von Erklärungen zu Organ- und Gewebespenden sowie Vorsorge- und Patientenvollmachten als MIO
Daten zu Erklärungen zur Organ- und Gewebespende als MIO
Diese Daten müssen auf Wunsch des Patienten eingepflegt werden:
Daten aus strukturierten Behandlungsprogrammen (DMP)
eAU-Bescheinigungen (Patienten-Kopie)
Daten zu Erklärungen zur Organ- und Gewebespende
Vorsorgevollmachten und Patientenverfügungen
Elektronische Abschrift der vom Arzt oder Psychotherapeuten geführten Behandlungsdokumentation
Auch diese zuvor genannten Daten müssen Ärzte oder Psychotherapeuten im aktuellen Behandlungskontext erhoben und elektronisch verarbeitet haben. Zudem muss der Patient in die Übermittlung und Speicherung der Daten in der ePA eingewilligt haben. Der Arzt oder Psychotherapeut muss diese Einwilligung nachprüfbar in seiner Behandlungsdokumentation protokolliert haben.
Besondere Informationspflichten bei hochsensiblen Daten
Für hochsensible Daten insbesondere zu sexuell übertragbaren Infektionen, psychischen Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen gelten besondere Informationspflichten:
Patienten können im unmittelbaren Behandlungskontext widersprechen, dass diese Daten in die ePA eingestellt werden
Ärzte müssen die Patienten auf das Recht zum Widerspruch hinweisen
Der Widerspruch muss nachprüfbar in der Behandlungsdokumentation protokolliert werden
Für Ergebnisse von genetischen Untersuchungen oder Analysen im Sinne des Gendiagnostikgesetzes gilt:
Diese dürfen in der ePA nur gespeichert werden, wenn der Patient explizit eingewilligt hat
Die Einwilligung muss ausdrücklich und schriftlich oder in elektronischer Form vorliegen
Ab 2025 hat eine Arzt- oder Psychotherapiepraxis im Behandlungskontext standardmäßig Zugriff auf alle Inhalte der ePA eines Versicherten. Der „Behandlungskontext“ wird durch Stecken der eGK nachgewiesen. Hierdurch erhält die Praxis automatisch Zugriff auf die ePA-Inhalte für einen Zeitraum von 90 Tagen.
Der Versicherte kann den Zugriff einer Praxis auf die Inhalte einer ePA aber vielfältig beschränken, indem er widerspricht, Inhalte verbirgt oder löscht.
Da es sich um eine patientenzentrierte Akte handelt, hat der Patient über seine ePA-App jederzeit vollen Zugriff auf seine Patientendaten.
Versicherte haben vielfältige Möglichkeiten die Zugriffsrechte auf Inhalte der ePA einzuschränken:
Widerspruch gegen die Bereitstellung der ePA
Versicherte haben die Möglichkeit, der grundsätzlichen Einrichtung und Bereitstellung einer ePA durch ihre Krankenkasse zu widersprechen. Dies ist erstmalig vor der initialen Einrichtung möglich. Die Krankenkassen sind per Gesetz verpflichtet, ihre Versicherten vorab ausführlich über die ePA zu informieren. Die Versicherten haben dann sechs Wochen Zeit zu widersprechen, falls sie keine ePA wünschen. Aber auch später ist jederzeit ein Widerspruch möglich. Die Krankenkassen sind in diesem Fall verpflichtet, die ePA inklusive aller Daten zu löschen.
Widerspruch gegen bestimmte Anwendungsfälle
Versicherte haben nicht nur die Möglichkeit, die ePA komplett abzulehnen, sie können auch einzelnen Anwendungsfällen widersprechen. Unter Anwendungsfällen sind die entsprechenden Daten und Dokumente zu verstehen, die Ärzte laut Gesetz in der Regel als MIO in die ePA einstellen müssen.
Widerspruch per ePA-App oder Ombudsstelle
Versicherte müssen für den Widerspruch gegen einzelne Anwendungsfälle die ePA-App oder eine Ombudsstelle der Krankenkasse nutzen. Ärzte und Psychotherapeuten sind in diesen Widerspruchsprozess nicht involviert. Eine Ausnahme besteht für das Einstellen von besonders sensiblen Daten.
Vertragsärzte und -psychotherapeuten sind verpflichtet, die Patientinnen und Patienten beim Besuch in der Praxis darüber zu informieren, welche Daten sie in der ePA speichern. Aufgabe der Praxis ist es auch, die Patientinnen und Patienten darauf hinzuweisen, dass sie einen Anspruch auf die Befüllung der Akte mit weiteren Daten haben. Wird dies gewünscht, muss die Praxis die Einwilligung des Patienten in der Behandlungsdokumentation erfassen.
Besondere Informationspflichten gelten bei hochsensiblen Daten (z.B. zu sexuell übertragbaren Infektionen, psychischen Erkrankungen, Schwangerschaftsabbrüchen) und für Ergebnisse von genetischen Untersuchungen oder Analysen im Sinne des Gendiagnostikgesetzes. Siehe hierzu > Für welche Inhalte gelten Sonderregelungen?
Für das Erfassen, Verarbeiten und Speichern von Daten in der ePA können Ärzte und Psychotherapeuten folgende GOP abrechnen:
GOP 01647 „Zusatzpauschale ePA-Unterstützungsleistung“ (2024: 1,79 Euro / 15 Punkte)
beinhaltet insbesondere die Erfassung und/oder Verarbeitung und/oder Speicherung medizinischer Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in der ePA
wird als Zusatzpauschale zu den Versicherten-, Grund- und Konsiliarpauschalen sowie den Leistungen des Abschnitts 1.7 (ausgenommen in-vitro-diagnostische Leistungen) gezahlt
einmal im Behandlungsfall (= Quartal) berechnungsfähig
nicht berechnungsfähig, wenn im selben Behandlungsfall die Pauschale für die sektorenübergreifende Erstbefüllung (GOP 01648) abgerechnet wird
GOP 01431 „Zusatzpauschale elektronische Patientenakte zu den Gebührenordnungspositionen 01430, 01435 und 01820“ (2024: 0,36 Euro / 3 Punkte)
wird als Zusatzpauschale zu den GOP 01430 (Verwaltungskomplex), 01435 (Haus-/Fachärztliche Bereitschaftspauschale) und 01820 (Rezepte, Überweisungen, Befundübermittlung) gezahlt
umfasst Versorgungsszenarien mit ärztlichen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der ePA, in denen keine Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale berechnet wird
höchstens viermal im Arztfall* berechnungsfähig
mit Ausnahme der GOP 01430, 01435 und 01820 – im Arztfall nicht neben anderen GOP und nicht mehrfach an demselben Tag berechnungsfähig
GOP 01648 „Zusatzpauschale ePA-Erstbefüllung“ (2024: 10,62 Euro / 89 Punkte) Diese Regelung wurde verlängert und gilt bis 31.12.2025.
Eine sektorenübergreifende Erstbefüllung liegt vor, wenn noch keine Inhalte von einem Vertragsarzt, einem im Krankenhaus tätigen Arzt oder Psychotherapeuten oder einem Zahnarzt in die ePA des Versicherten eingestellt worden sind. Eine Erstbefüllung kann auch dann noch vorliegen, wenn der Versicherte selbst bereits eigene Inhalte in die ePA eingestellt hat.
Mit der Erstbefüllung sind keine vertragsärztlichen Beratungspflichten der Versicherten zur Funktionalität oder Nutzung der ePA verbunden.
GOP ist im Behandlungsfall nicht neben der GOP 01647 „Zusatzpauschale ePA-Unterstützungsleistung“ sowie der GOP 01431 „Zusatzpauschale elektronische Patientenakte zu den GOP 01430, 01435 und 01820“ berechnungsfähig.
Details sind in der ePA-Erstbefüllungsvereinbarung geregelt.
*Arztfall bedeutet die Behandlung desselben Versicherten durch denselben Arzt in einem Quartal zulasten derselben Krankenkasse unabhängig von Betriebs- oder Nebenbetriebsstätte.
Mit Blick auf den Start der neuen elektronischen Patientenakte (ePA) wurde in Q4 2024 vereinbart, die Vergütung von Leistungen, die im Zusammenhang mit der ePA durchgeführt werden müssen, zu überprüfen. Mögliche Anpassungen sollen mit Wirkung zum 1. Juli 2025 beschlossen werden.
Bei Fragen zum Umgang mit der ePA im Praxisverwaltungssystem wenden Sie sich bitte an Ihren PVS-Anbieter.
Patienten wenden sich mit konkreten Fragen zum Umgang mit der ePA bitte an ihre jeweilige Krankenkasse.
Ihre Ansprechpartner
Die ePA „kurz erklärt“ – Videos der KBV erläutern wichtige Fragen
Ab 15. Januar 2025 sollen alle gesetzlich Krankenversicherten eine elektronische Patientenakte (ePA) erhalten – es sein denn, sie widersprechen. In der ePA werden Gesundheitsdaten und Dokumente wie Arztbriefe, Befunde, Laborwerte oder die Medikation gespeichert und stehen so auch den behandelnden Ärzten und Psychotherapeuten zur Verfügung.
So funktioniert die „ePA für alle“ in der Praxis
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Ersetzt die ePA die Behandlungsdokumentation?
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Wer hat Zugriff auf die ePA?
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Welche technischen Vorraussetzungen müssen Praxen erfüllen?
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Welche Aufklärungs und Dokumentationspflichten bestehen?
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Welche Funktionen bietet die ePA-App?
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Welche Widerspruchsmöglichkeiten haben Versicherte?
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Veranstaltungen der gematik
gematik digital: ePA für alle – Praxen (Veranstaltung der gematik vom 02.10.2024)
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Fortbildung der KBV
Die elektronische Patientenakte – Fortbildung für Ärzte, Psychotherapeuten und MFA
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