Elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) als Versicherungsnachweis
Patienten ist es seit Oktober 2024 möglich, die elektronische Ersatzbescheinigung zu nutzen, wenn Ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) in der Praxis nicht eingelesen werden kann oder diese vergessen wurde. Die Anwendung dieses Verfahrens ist seit Juli 2025 für Krankenkassen und Arztpraxen verpflichtend.
Die Einführung der elektronischen Ersatzbescheinigung geht auf Regelungen aus dem Digital-Gesetz hervor, welches zu Beginn 2024 in Kraft getreten ist. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) und der GKV-Spitzenverband haben die elektronische Ersatzbescheinigung zum 1. Oktober 2024 im Bundesmantelvertrag mit aufgenommen und weitere Einzelheiten geregelt.
Für die Nutzung muss der Kommunikationsdienst KIM im Praxisverwaltungssystem (PVS) vorhanden sein, da die Zustellung der elektronischen Ersatzbescheinigung auf diesem Weg erfolgt. Damit entfällt das händische Einpflegen, was beim papiergebundenen Ersatzverfahren notwendig ist und sorgt damit für eine Entlastung des Praxispersonals.
Vergessene oder verlorene eGK: Der Patient erscheint ohne gültige oder funktionierende eGK in der Praxis. Die eEB dient in diesem Fall als Nachweis über die Anspruchsberechtigung vertragsärztlicher Leistungen.
Technische Störungen: Das Einlesen der eGK ist aufgrund eines Defekts oder technischer Probleme mit dem Kartenterminal nicht möglich.
Erstvorstellung in der Praxis: Insbesondere bei Neupatienten, bei denen noch keine Versichertendaten vorliegen, kann die eEB als temporärer Ersatz genutzt werden.
In Haus- oder Heimbesuchssituationen: Wenn vor Ort kein Zugriff auf ein Kartenterminal möglich ist, kann die eEB zur Dokumentation des Versicherungsstatus herangezogen werden.
Die eEB ermöglicht so eine lückenlose Dokumentation und eine rechtssichere Abrechnung, auch wenn keine eGK eingelesen wurde – vorausgesetzt, sie wird ordnungsgemäß im Praxisverwaltungssystem (PVS) gespeichert.
Praxen sind seit 1. Juli 2025 dazu verpflichtet die eEB entgegenzunehmen. Sie soll die bereits vorhandene Bescheinigung in Papierform, welche von Krankenkassen in bestimmten Fällen ausgestellt werden kann, langfristig ersetzten. Praxen sind aber weiterhin verpflichtet auch die Papierform anzunehmen.
Damit das elektronische Verfahren genutzt werden kann, muss das eingesetzte Praxisverwaltungssystem (PVS) die entsprechende technische Anbindung via KIM unterstützen. Zudem ist sicherzustellen, dass die KIM-Adresse der Praxis dem Patienten in geeigneter Weise übermittelt wird, um die Kommunikation datenschutzkonform und technisch korrekt zwischen der jeweiligen Krankenkasse und der behandelnden Praxis zu ermöglichen.
Anders als die Übermittlung der eEB, erfolgt der Abruf der elektronischen Ersatzbescheinigung (eEB) gemäß §291 Abs. 8 SGB V nicht über eine KIM-Nachricht an die Krankenkasse, sondern über einen sogenannten Webdienst.
Für den Abruf stehen zwei Wege zur Verfügung (siehe Grafik).
Abfrage durch den Patienten
Die elektronische Ersatzbescheinigung wird durch den Patienten in der Applikation der Krankenkasse angefragt. Dabei wird die KIM-Adresse* der Praxis über eine Funktion innerhalb der App** an die Krankenkasse übermittelt. In der Regel wird die eEB umgehend automatisiert an die KIM-Adresse der Praxis gesendet und kann dann vom PVS oder dem Praxispersonal verarbeitet werden.
*Es wird Praxen dringlichst empfohlen, hierfür einen QR-Code für die Patienten bereitzustellen, um Schreibfehler in der KIM-Adresse zu vermeiden
**Die von den Krankenkassen zur Verfügung gestellten Apps benötigen eine Verifikation des Versicherten, um genutzt werden zu können
Abfrage durch die behandelnde Praxis
Die Praxis kann vertretend für den Patienten den Abruf der eEB direkt aus dem PVS anstoßen. Es ist zu empfehlen, die Erlaubnis des Patienten zum Abruf in der Patientendokumentation festzuhalten.
Sofern die Funktion* im PVS umgesetzt ist, steht dem Praxispersonal eine Schaltfläche zur Verfügung. Diese Schaltfläche ist meist in den Patientenstammdaten verankert. Das PVS sendet im Hintergrund eine strukturierte Abfrage mit den Patientendaten (Versichertennummer usw.) sowie die im PVS hinterlegte KIM-Adresse an die Krankenkasse. Der Server der Kasse antwortet unmittelbar mit dem digitalen Datensatz an die übergebene KIM-Adresse der Praxis.
*Auskunft, ob die Funktion vorhanden und eingerichtet ist, kann nur das betreuende Systemhaus der Praxis geben
Hinweis
Praxen dürfen die Behandlung nicht davon abhängig machen, ob eine elektronische Ersatzbescheinigung vorliegt. In diesen Fällen müssen auch andere Möglichkeiten angeboten werden, wie zum Beispiel das Nachreichen einer gültigen eGK, als Nachweis des Versichertenstatus.
Im Rahmen der Quartalsabrechnung sind dafür keine gesonderten Unterlagen in der KV Sachsen einzureichen.
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Fachbereich Digitalisierung