Die Abteilung Buchhaltung der Landesgeschäftsstelle ist Ansprechpartner für alle finanzbezogenen und betriebswirtschaftlichen Fragen im Haus.
Die Abteilung Buchhaltung der Landesgeschäftsstelle versteht sich als kompetenter und serviceorientierter Ansprechpartner für alle finanzbezogenen und betriebswirtschaftlichen Fragen im Haus und sorgt für einen reibungslosen Ablauf aller Prozesse im Rechnungswesen. Sie gibt die zentralen Vorgaben für die buchhalterische Abwicklung der Kassen- und Honorarabrechnung heraus und sichert damit die pünktliche und ordnungsgemäße Zahlung von Honoraren sowie Reisekosten und Aufwandsentschädigungen an die Mitglieder der KV Sachsen.
Gemeinsam mit den Buchhaltungsgruppen der Bezirksgeschäftsstellen stellt die Abteilung sowohl die pünktliche Honorarauszahlung an die Ärzte und Psychotherapeuten sicher, als auch die dafür erforderliche Einnahmenerhebung seitens der Kostenträger – und ist damit auch Teil eines der wichtigsten Kernprozesse der KV Sachsen.
Da die drei Bezirksstellen in Chemnitz, Dresden und Leipzig anfangs wirtschaftlich eigenständig handelten, mit eigener Haushaltsverantwortung, eigenen Jahresabschlüssen und autarkem Rechnungswesen, startete die Buchhaltungsabteilung in der Landesgeschäftsstelle mit einem begrenzten Aufgabenumfang. Die elektronische Datenverarbeitung erledigte Anfang der 90er Jahre die KV Bayerns mit und ebenso auch die elektronische Buchhaltung. Erst ab Mitte der 90er Jahre etablierte die KV Sachsen ein eigenes elektronisches Buchhaltungssystem in allen vier Dienststellen.
Bevor in naher Zukunft alle Einzelaufgaben in ein zentrales System überführt werden können, übernehmen die Bezirksstellen entsprechend der regionalen Aufteilung die Honorarauszahlung an die Ärzteschaft, bewirtschaften den sogenannten Arzt-Kassen-Kontokorrent und zeichnen u. a. für die Widerspruchsbearbeitung und Krankenkassen-Anträge für sachlich-rechnerische Richtigkeit verantwortlich. Begonnen wurde mit jeweils vier Mitarbeitern in jeder Abteilung, heute sind es allein zwölf in der Landesgeschäftsstelle, dafür nahezu genauso viele in den Bezirksgeschäftsstellen.
Die Buchhaltung im Wandel
Aufgrund von fortwährenden Änderungen der Rahmenbedingungen durch den Gesetzgeber und auch aufgrund geänderter Anforderungen der Selbstverwaltung an die KV Sachsen ist die Abteilung Buchhaltung einem kontinuierlichen Veränderungsprozess unterworfen.
Auch aufgrund technischer Neuerungen wurde deutlich, dass die Prozesse optimiert und vereinfacht werden mussten. Von 2007 bis 2009 führten zahlreiche Rationalisierungsprozesse schließlich zu einer weitgehenden Zentralisierung der Buchhaltungsabteilung in der Landesgeschäftsstelle.
Die Hauptverantwortung liegt inzwischen in der ordnungsgemäßen Abwicklung der gesamten Buchführung der KV Sachsen und aller weiteren buchführungspflichtigen Stellen, wie z. B. der Prüfungsstelle der Ärzte und Krankenkassen und der Zentralen Stelle Mammographie. Weiterhin ist sie verantwortlich für die Erstellung der Jahresabschlüsse und Haushalte sowie für das zentrale Liquiditäts- und Anlagenmanagement. Ebenfalls zentral angelegt wurde die Abrechnung der Förderprogramme und Studienbeihilfen, darunter für das Modellprojekt „Studieren in Europa – Zukunft in Sachsen“.
Seit dem Geschäftsjahr 2017 änderte sich in der Abteilung das Prüfgeschehen hinsichtlich der Testierung der Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses. Hatte dies in den Jahren zuvor eine interne Prüfstelle – die Revision – übernommen, wurde diese Aufgabe 2018 an externe Wirtschaftsprüfer übertragen. Es war kein einfacher Übergang, denn damit stiegen die Qualitätsanforderungen. Die professionelle Begleitung durch die externen Prüfer diente auch der weiteren Konsolidierung, die 2019 in der technischen Zusammenführung der Rechnungskreise der Finanzbuchhaltung aller vier Geschäftsstellen mündete. Trotz gestiegenem Serviceaufwand der KV Sachsen konnte die Verwaltungskostenumlage von 2,8 Prozent im Geschäftsjahr 1993 auf durchschnittlich 2,6 Prozent im Jahr 2020 gesenkt werden.
Im Zuge der Bereitschaftsdienstreform sorgt sie seit 2018 auch für die buchhalterische Abwicklung der Bereitschaftspraxen und Fahrdienste sowie der Ärztlichen Vermittlungszentrale und aller weiteren Buchhaltungsprozesse rund um das Thema Bereitschaftsdienst. Die Kostentransparenz in diesem Bereich ermöglicht ein eigener – umlagefinanzierter – Teilhaushalt.
Fit für die Zukunft
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Bezirksgeschäftsstellen sind inzwischen fachlich in die Landesgeschäftsstelle eingegliedert worden.
Große Digitalisierungsprojekte, wie die schrittweise Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung und des Dokumentenmanagementsystems, bestimmen den kurz- und mittelfristigen Zeithorizont. Daneben erfordern weitere Projekte, wie die Umsetzung von Versorgungsverträgen oder Projekte zur Verbesserung der Effizienz und Effektivität des Rechnungswesens, den persönlichen Einsatz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung.
Wie für andere Abteilungen auch, brachte die Corona-Pandemie neue Herausforderungen mit sich. Die zusätzlichen Abrechnungsvorgänge für Impfärzte, die zentrale Abrechnung nach der Testverordnung sowie sonstiger Kostenträger wurden mit dem vorhandenen Personal ausgeführt. Nur durch deren engagiertes, lösungsorientiertes Arbeiten und deren persönliche Einsatzbereitschaft ist es möglich, unter diesen schwierigen Bedingungen alle derzeit gestellten und zukünftigen Anforderungen zu erfüllen.
