Anleitung für Praxen zur Buchung von Arztterminen bei Kollegen im eTerminservice

Für Praxen, die direkt Termine bei Kolleginnen und Kollegen buchen möchten, steht im eTerminservice ein Link bereit, der sie in die Buchungssoftware der 116 117 führt.

Dort können Praxen die Terminbuchung für ihre Patienten selbst vornehmen. Im Folgenden wird der Buchungsprozess genauer erklärt.

Für eine bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung laden Sie bitte das PDF herunter.

1  „Termine buchen“ im eTerminservice aufrufen

Loggen Sie sich dazu wie gewohnt in den eTerminservice ein. Über einen Link im Mitgliederportal erhalten Sie direkten Zugang zum dortigen Profil- und TerDigitalisierung minbereich Ihrer Betriebsstätte(n). Bei fachlichen Fragen rund um die Themen eTerminservice und Terminmeldung wenden Sie sich bitte an den eTS-Support der KV Sachsen.

1    Klicken Sie innerhalb des eTerminservice auf „Termine buchen“.

Hinweis: Die Buchungsfunktion für Praxen steht ausschließlich im Sicheren Netz der KVen bzw. in der Telematikinfrastruktur (TI) zur Verfügung.

 

2  Wechsel in die Terminbuchungssoftware und Vermittlungscode generieren

Sie gelangen nun auf die Startseite der Buchungssoftware.

1    Generieren Sie selbständig einen Vermittlungscode, indem Sie auf „Zeitnah“ (Termin in den nächsten 4 Wochen) oder „Beliebig“ (Termin in den nächsten 3 Monaten) klicken.

Hinweis: Als Vertragsarzt müssen Sie neben dem Vermittlungscode immer auch noch eine rechtsgültige Überweisung ausstellen, damit die Zuschläge für die Terminbuchung abgerechnet werden können. Die Ausnahme bilden hier lediglich Überweisungen zu Haus- und Kinderärzten sowie Augen- und Frauenärzten.

2    Der Vermittlungscode erscheint hier. Falls Sie bereits einen Code haben, können Sie diesen auch manuell in die drei Felder eintragen.

3    Geben Sie nun die Postleitzahl für das Gebiet ein, in dem Sie suchen möchten.

3  „Termin suchen“ auswählen

1    Klicken Sie auf den Button „Termin suchen“.

i     Hier sehen Sie einen Hinweis zur Ansetzung der GOP für Ihre Abrechnung. Eine Übersicht zu den Zuschlägen und Vermittlungsfristen für Hausärzte finden Sie hier:

Für Praxen > Änderungen im Zusammenhang mit dem TSVG

4  Auswahl der gewünschten Fachrichtung

Sie gelangen automatisch auf ein Pop-up-Fenster, in dem Sie die Fachrichtung auswählen können, für die Sie einen Termin buchen möchten.

1    Wählen Sie hier die gewünschte Fachrichtung.

2    Bestätigen Sie hier Ihre Auswahl über den Button „Fachrichtung auswählen“.

Hinweis: Termine für „Psychotherapeutische Akutbehandlungen“ sowie „Zeitnah erforderliche Psychotherapien“ dürfen nicht durch Praxen gebucht werden.

5  Anzeige der möglichen Termine

Ihnen wird nun eine Liste möglicher Termine angezeigt. Sie können die Auswahl über die folgenden Drop-Down-Menüs wie folgt beeinflussen:

1    Erweitern Sie Ihre Suche, indem Sie einen größeren Entfernungsradius wählen.

2    Wählen Sie den bevorzugten Wochentag aus und geben Sie an, ob der Termin vormittags oder nachmittags stattfinden soll.

i     Die blau unterlegten Termine sind die Termine, die in den nächsten 35 Tagen stattfinden. Bei diesen Terminen bekommt der durchführende Arzt die Behandlung in dem Quartal extrabudgetär vergütet (Arztgruppenfall) und erhält einen extrabudgetären Zuschlag zur Grund- oder Konsiliarpauschale.

6  Auswahl eines Termins

1    Wählen Sie nun einen geeigneten Termin aus, indem Sie unter „Verfügbare Termine“ auf die gewünschte Uhrzeit klicken.

i     Über den Button „Neu starten“ können Sie ggf. den Buchungsprozess abbrechen und neu beginnen.

7  Eingabe der Patientendaten

Automatisch öffnet sich nun dieses Fenster. Bitte tragen Sie hier alle Patientendaten ein. Die mit einem Sternchen versehenen Felder sind Pflichtfelder.

1    Bestätigen Sie anschließend, dass Sie den Patienten über die Datenschutzerklärung informiert haben.

2    Klicken Sie dann auf „Termin buchen“.

Hinweis: Der durchführende Arzt oder Psychotherapeut wird direkt durch das System über eine Terminbuchung bzw. -absage informiert.

8  Bestätigung der Terminbuchung

Ihr Termin wurde nun verbindlich gebucht. Sie sehen dann eine Übersicht mit den Termininformationen.

1    Sie können über den Button „drucken“ die Übersicht für Ihre Patienten ausdrucken. Den Vermittlungscode finden Sie hier und auch im Export der Eigenbuchung.

2    Über diesen Button können Sie den Termin jederzeit absagen.

3    Sie können die E-Mailadresse des Patienten auch im Nachhinein hier noch ergänzen.

i     Geben Sie in jedem Fall den Vermittlungscode Ihrem Patienten mit. So kann er den Termin falls notwendig selbstständig unter www.eterminservice.de oder über die Hotline 116 117 absagen bzw. einsehen.

Sofern Sie für Ihre Patienten eine E-Mail-Adresse unter Punkt 7 eingetragen haben, bekommt der Patient automatisch zwei E-Mails:

4    Verifizierung der E-Mail-Adresse: Hier muss der Patient seine E-Mail bestätigen, indem er auf den Link klickt.

5    Anschließend wird automatisch die Terminbestätigung verschickt. Darin enthalten ist auch der Vermittlungscode und der Link auf die Website, auf der der Patient den Termin einsehen bzw. absagen kann.

9 Gebuchte Termine anzeigen lassen

Um sich Ihre gebuchten Termine anzeigen zu lassen, gehen Sie zurück in den eTerminservice.

1    Klicken Sie oben auf den Reiter „Terminübersicht“.

2    Klicken Sie im unteren Bereich „Export der Eigenbuchungen“ auf den Button „Download“.

Sie erhalten so eine Übersicht der von Ihnen gebuchten Termine. Diese Übersicht können Sie zur Abrechnung nutzen.

i     In der Liste werden Ihnen auch die Vermittlungscodes für die durch Sie vorgenommenen Terminbuchungen angezeigt.

                            

Nach Informationen der KBV