Leistungsfähig auch im Krisenfall: Die KV Sachsen stellt sich den – zumeist nicht vorhersehbaren – Anforderungen während der Corona-Pandemie
Die Corona-Pandemie hat Ärzten, medizinischem Personal und den Mitarbeitern der KV Sachsen viel abverlangt. Wie sie zur Bewältigung beigetragen haben, zeugt von einer enormen Flexibilität und Einsatzbereitschaft. An vielen Stellen waren plötzlich auch sehr schnelle und bürokratiearme Lösungen gefragt.
Die KV wurde pandemiebedingt zum Lager- und Warenhaus für Schutzgüter
Zu Beginn der Pandemie war Schutzausrüstung rar und kaum zu akzeptablen Preisen zu bekommen. Doch die KV-Mitarbeiter der Abteilung Zentrale Beschaffung blieben hartnäckig. Neben der Organisation von Schutzausrüstung und Testkits für die Vertragsärzte und viele Testpraxen mussten auch die Lagerung, Konfektionierung und der Versand von den Mitarbeitern umgesetzt werden – eine riesige logistische Herausforderung. Die KV Sachsen war bis zum Beginn der Corona-Pandemie noch nie mit der Verwaltung von Gütern in diesem Ausmaß konfrontiert worden. Besonders aufwändig gestaltete sich zudem die Qualitätskontrolle, z. B. ob die erhaltenen KN95-Masken den erforderlichen Qualitätsanforderungen genügten und ausgegeben werden konnten.
Die Zentrale Beschaffung arbeitete in dieser Zeit und auch heute noch sehr eng mit der Abteilung Verordnungs- und Prüfwesen der Landesgeschäftsstelle und den drei Bezirksgeschäftsstellen zusammen. Die Versandaktionen konnten nur durch das große Engagement und den kollegialen Zusammenhalt vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der KV Sachsen gestemmt werden.
Aufbau neuer IT-Strukturen durch die Zentrale EDV innerhalb kürzester Zeit
Zu den weiteren Herausforderungen der KV Sachsen gehörte es, innerhalb kürzester Zeit große Mengen an Hardware und Kommunikationstechnik zu beschaffen und für die komplette IT-Ausstattung von Corona-Praxen sowie Test- und Impfzentren zu sorgen. Dies übernahm die Abteilung Zentrale EDV.
So mussten im März / April 2020 innerhalb von nur drei Wochen 17 Testpraxen für symptomatische Patienten – damals Anlaufpraxen genannt – mit der notwendigen Technik ausgestattet werden. Im Sommer folgten zehn Corona-Testzentren an den Flughäfen, Autobahnen und in einigen Großstädten. Im Herbst 2020 musste die technische Ausstattung für 13 Impfzentren sowie 40 mobile Impfteams beschafft und konfiguriert werden. Ein zusätzliches Problem: Überall wurden coronabedingt plötzlich PCs und Laptops in großen Mengen benötigt, so dass sich die Beschaffung sehr schwierig gestaltete. Dennoch gelang es, die notwendige Technik kurzfristig zu beschaffen. In Akkordarbeit wurden insgesamt 13 Serversysteme zu einem Zentralsystem – unter strenger Beachtung der notwendigen Sicherheitsaspekte – zusammengeschaltet.
Um auf technische Probleme schnell reagieren zu können, wurde von der Zentralen EDV eine Rufbereitschaft für die Impfzentren eingerichtet, mit der Techniker von Montag bis Sonntag von 7 bis 20 Uhr erreicht werden konnten. Zur Absicherung z. B. der Meldekette für die Impfungen sowie die korrekte Dokumentation waren umfangreiche Abstimmungen und eine enge Zusammenarbeit mit dem Sächsischen und dem Bundes-Gesundheitsministerium, dem RKI, dem DRK, der Bundeswehr und vielen weiteren Partnern notwendig, die ebenfalls möglichst reibungslos funktionieren mussten.
Auch die Mitarbeiter der KV Sachsen waren auf zusätzliche Technik angewiesen, um vereinzelt das zeitweilige Arbeiten am Schreibtisch zu Hause abzusichern. Des Weiteren wurde Technik für digitale Konferenzen benötigt, die nicht mehr als Präsenzveranstaltungen stattfinden konnten. Dazu gehörten auch die Vertreterversammlungen der KV Sachsen. Sie wurden als Hybridveranstaltungen – in jeder Bezirksgeschäftsstelle und zentral zusammengeführt in der Landesgeschäftsstelle – durchgeführt. Dafür mussten sie mit entsprechender Kommunikationstechnik ausgestattet werden und fanden unter Wahrung von Sicherheitsaspekten und Infektionsschutz statt.
All das erforderte eine hohe Einsatzbereitschaft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – und erfordert sie weiterhin: Derzeit müssen die Impfzentren abgebaut und die Technik eingelagert oder einer neuen Bestimmung zugeführt werden.
Neue pandemiebedingte Aufgaben für die Abteilung Qualitätssicherung
Seitens der Landesgeschäftsstelle stellte die Abteilung Qualitätssicherung den Pandemiebeauftragten. Am 25. März 2020 wurde die epidemische Lage von nationaler Tragweite ausgerufen, die noch fortbesteht. Es mussten kurzfristig viele neue Aufgaben bewältigt und koordiniert werden. Dazu gehörten die Erstellung von Handlungsleitfäden, Pandemieplänen und Hygieneleitfäden, die Koordinierung des Aufbaus von Test- und Schwerpunktpraxen, die Einführung unterschiedlicher Testformen, die Umsetzung von Meldeprogrammen und Behandlungsempfehlungen sowie die Aufbereitung der Informationen zum Mail- und Faxversand an alle Ärzte und zur Veröffentlichung auf der Internetpräsenz der KV Sachsen.
Abteilung Verordnungs- und Prüfwesen als Steuermann
Die Mitarbeiter der Abteilungen Verordnungs- und Prüfwesen der Landesgeschäftsstelle und der drei Bezirksgeschäftsstellen bewiesen über viele Monate nicht nur im Beratungsgeschäft, dass sie sich auch unter schwierigsten Bedingungen den Herausforderungen der Pandemiesituation stellen können. Auch als es darum ging, binnen weniger Wochen gemeinsam mit dem DRK den Betrieb der 13 Impfzentren und ca. 40 mobilen Teams zu organisieren, waren sie zur Stelle.
In der Landesgeschäftsstelle unterstützte die in der Abteilung Verordnungs- und Prüfwesen angesiedelte Projektleitung den Vorstand und die Hauptgeschäftsführung bei Prozessabstimmungen, erstellte Handlungsleitfäden und organisierte eine Dienstplanungssoftware für die Koordinierung der Impfhelfer in den Impfzentren. In den Bezirksgeschäftsstellen hatte vorrangig die jeweilige Abteilung Verordnungs- und Prüfwesen die Aufgabe, gemeinsam mit 30 kurzfristig eingestellten Impfkoordinatoren die Einsätze in den Impfzentren und mobilen Teams mit Impfhelfern zu besetzen. Von den knapp 9.000 zur Verfügung stehenden Bewerbern wurden ca. 4.000 als aktive Impfhelfer von der KV Sachsen unter Vertrag genommen.
Vertragsärztliche Abrechnung auch in der Krise abgesichert
Durch den Pandemiefall wurde die Abteilung Abrechnung vor große Herausforderungen gestellt. Dazu zählten die Einführung eines umfänglich überarbeiteten Einheitlichen Bewertungsmaßstabs (EBM) und die Anwendung eines Not-HVM (Honorarverteilungsmaßstab). Dabei hatte die Umsetzung dieser Regelungen nicht nur Auswirkungen auf die Abrechnung von Leistungen und auf das Prüfgeschehen der KV Sachsen, es bedurfte auch umfänglicher Anpassungen in der Honorarverteilung.
Die kompletten Auswirkungen dieser neuen Regelungen lassen sich wohl erst in der Zukunft valide bemessen. Die vertragsärztliche Abrechnung musste in Teilen gänzlich neu gedacht werden. So waren eine ganze Reihe neuer Regelungen zur Abrechnung von Leistungen zu konzipieren, zu kommunizieren und in die Abrechnungsprüfung zu integrieren.
Hinzu kamen fast wöchentlich neue Aufgaben, die wenige Monate zuvor noch niemand im Blick haben konnte. So mussten auch die Leistungen der zahlreichen Testcenter und -praxen abgerechnet werden, bei denen es sich nicht um Mitglieder der KV handelte und für deren Abrechnung immer wieder neue Regelungen vom Gesetzgeber festgelegt wurden.
Plötzlich Tausende Mitarbeiter mehr
Die Corona-Pandemie stellte ganz neue und bisher ungeahnte Anforderungen auch an die Abteilungen Buchhaltung und Zentrale Personalstelle. So mussten kurzfristig sämtliche Prozesse im Rechnungswesen für die Abrechnung von eigen- und fremdbetriebenen Testzentren, den Erwerb und die Verteilung von persönlicher Schutzausrüstung an die Mitglieder sowie die Abrechnung von Honoraren und Sachkosten für den Betrieb der Impfzentren entwickelt, implementiert und umgesetzt werden. Innerhalb kürzester Zeit mussten Impfkoordinatoren rekrutiert, die Arbeitsverträge erstellt und die Lohn- bzw. Honorarabrechnung für diese und für rund 4.000 Impfhelfer organisiert werden. Dies erfolgte natürlich alles unter der Maßgabe, dass die notwendigen Kernprozesse des „Tagesgeschäfts“ keinesfalls vernachlässigt werden dürfen – und das bei Einhaltung der jeweils geltenden Corona-Schutzverordnung.
Dank der Mitwirkung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, eingeschlossen die Impfkoordinatoren und Honorarkräfte, sowie des unermüdlichen Einsatzes ihrer Mitglieder konnte die KV Sachsen entscheidend zur Bewältigung der Corona-Pandemie im Freistaat Sachsen beitragen.
